Um certificado digital é um documento eletrônico que serve como uma identidade digital para pessoas, empresas ou sistemas no ambiente virtual. Ele é emitido por uma autoridade certificadora (AC) confiável e funciona como um meio de garantir a autenticidade, a segurança e a validade jurídica de transações e documentos digitais.
Para ser eficaz, o certificado digital deve ser protegido como qualquer outro documento sensível. Contudo, na prática, é comum que empresas deleguem a escritórios de contabilidade a guarda e o uso desses certificados, muitas vezes por conveniência operacional.
Certificado Digital: Conveniência ou Risco?
Empresas frequentemente confiam a escritórios de contabilidade o gerenciamento de seus certificados digitais, visando simplificar processos como a emissão de notas fiscais e o envio de declarações fiscais. Apesar de prático, esse compartilhamento pode expor dados sensíveis e acarretar sérios riscos, como:
- Fraudes e Acessos Não Autorizados: Certificados digitais podem ser utilizados para movimentações financeiras ilícitas ou falsificação de documentos.
- Quebra de Sigilo Fiscal: Informações confidenciais da empresa podem ser acessadas por pessoas não autorizadas, comprometendo a integridade dos dados.
- Responsabilidade em Incidentes de Segurança: Vazamentos de informações provenientes de escritórios de contabilidade podem recair sobre a empresa que forneceu o certificado.
Impacto em Relação à LGPD
Embora o certificado digital seja essencial para empresas de todos os portes, a prática comum de compartilhar certificados digitais com escritórios de contabilidade tem levantado preocupações importantes sobre segurança da informação e conformidade legal, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A LGPD tem impacto direto sobre o compartilhamento de certificados digitais com escritórios de contabilidade, especialmente porque os certificados digitais podem assinar contratos, emitir notas fiscais, acessar sistemas governamentais, como o e-Social e a Receita Federal, e enviar declarações fiscais.
A LGPD e o Compartilhamento de Certificados
A Lei Geral de Proteção de Dados introduziu regras claras sobre o tratamento de dados pessoais e sensíveis, incluindo aqueles acessados por meio de certificados digitais. Empresas e escritórios de contabilidade devem estar atentos aos seguintes pontos:
- Definição de Papéis e Contratos
De acordo com a LGPD, a empresa que contrata o escritório de contabilidade é o controlador dos dados, enquanto o escritório atua como operador. Essa relação deve ser formalizada em contrato, especificando os limites e responsabilidades do escritório no uso do certificado digital.
- Princípios da Segurança da Informação
O compartilhamento do certificado deve respeitar os princípios de segurança, transparência e minimização previstos na LGPD. Apenas os dados estritamente necessários devem ser acessados, e o uso deve ser monitorado e registrado.
- Penalidades e Responsabilidades
Em caso de incidentes, como vazamento de dados, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) pode aplicar sanções, incluindo multas de até 2% do faturamento anual da empresa. Além disso, ambas as partes podem ser responsabilizadas solidariamente.
Como Minimizar os Riscos?
Para evitar problemas, as empresas devem adotar práticas robustas de segurança, como:
- Uso de Certificados A3: Armazenados em dispositivos físicos, como tokens ou smart cards, reduzem o risco de acessos não autorizados.
- Políticas de Segurança: Estabelecer regras claras para o uso e o armazenamento do certificado digital.
- Auditorias Regulares: Monitorar o uso do certificado e garantir conformidade com a LGPD.
- Treinamento de Colaboradores: Conscientizar sobre os riscos e responsabilidades no uso do certificado digital.
- Cláusulas Contratuais Específicas: Definir obrigações do escritório de contabilidade no tratamento dos dados e prever penalidades em caso de falhas.
Conclusão
O compartilhamento de certificados digitais com escritórios de contabilidade é uma prática comum que exige atenção redobrada na era da LGPD. Empresas que negligenciarem os riscos podem enfrentar consequências graves, incluindo perdas financeiras, danos reputacionais e penalidades legais.
Adotar uma postura preventiva, com medidas de segurança robustas e contratos bem definidos, não apenas protege os dados, mas também fortalece a relação de confiança entre empresas e seus parceiros contábeis.
Afinal, em um cenário onde a proteção de dados é prioridade, a segurança do certificado digital é responsabilidade de todos.
